koyacode.com 情報は一カ所に集めると、検索を効率化できます。
メールなら Gmail, ファイルなら Dropbox といったように「ここ探せば必ず見つかる」という場所を決めておきましょう。
データを様々な場所に保存していると、どこに何があるのか、把握できなくなってしまします。
あまり使わなくなったサービスやアプリには、長らくログインすることもなく、そこに入っていたデータも一緒に忘れ去られてしまう、といったことになりかねません。
情報を一カ所に集める仕組みづくり
情報を一カ所に集めるには、クラウドを使うことが必須になります。
例えば、複数の PC を使っていて、その中に入っているファイルの同期を取ることは、手動で行うことも可能です。
しかし、手動で行うには、その作業に意識や時間を使うことになるし、操作を間違えて最新のデータを失う可能性もあります。
こういった作業は、仕組み化して IT に任せましょう。
何も仕組みを自分で作る必要はありません。
すでにあるサービスを使えばよいのです。
例えばファイル管理なら、Dropbox が問題を解決してくれます。
個々の PC と違って、クラウドサービスは 24時間 365日稼動しているので、データを集めるのに向いています。
例外なく集める
情報はデジタルなものだけとは限りません。
紙の資料も、スキャンして PDF 化して Dropbox に置いておきます。
名刺だろうが、マニュアルだろうが、パンフレットだろうが、ハガキだろうが、自炊した本だろうが、例外なくすべてを集めることが重要です。
検索性と構造化
ただ、膨大なデータを一カ所に集めると、必要な情報を見つけ出せるか、という問題が発生します。
その時に重要なのは、システムの検索性能です。
システムの検索性能が優れているなら、Google で検索するようにキーワードを検索するだけで必要な情報を見つけることができるでしょう。
しかし、そこまで優秀な検索性能を持たないシステムを使う場合は、データを格納する際の構造化が重要になります。
フォルダ分けしたり、ラベルをつけたりして、人力で検索性を高める工夫をします。
卵は一つのカゴに盛るな
投資の世界には「卵は一つのカゴに盛るな」という格言があります。
卵を一つのカゴに盛ると、そのカゴを落とした場合には、全部の卵が割れてしまうかもしれないが、複数のカゴに分けて卵を盛っておけば、そのうちの一つのカゴを落としカゴの卵が割れて駄目になったとしても、他のカゴの卵は影響を受けずにすむということ。
特定の商品だけに投資をするのではなく、複数の商品に投資を行い、リスクを分散させた方がよいという教え（＝銘柄分散投資）。
情報を一箇所に集めている状態は、卵を一つのカゴに持っている状態です。
その「一箇所」にアクセスできなくなると、すべてのデータを失うことになります。
だから、一箇所に集めつつも、同じデータを別のシステムにバックアップしておくことも重要です。
このバックアップの仕組みも、IT を使って自動化しておきましょう。
終わりに
情報を一元管理することで情報処理の効率を高めることができます。
一元化は、IT を使ってうまく仕組み化・自動化しましょう。
集めたデータを有効に利用するには、ただ集めるだけでなく、検索性も考慮する必要があります。
また、すべてのデータを一気に失うリスク対応も必要です。
バックアップも含めて、仕組み化・自動化しておきましょう。