koyacode.com メールを送るときに、資料のファイルを添付して一緒に送ることは、よくやられているかと思います。
しかし、そのやり方は、ちょっと古いです。
今は、便利な環境が整っているので、別のやり方をオススメします。
添付ファイル間違いの問題
メールは、基本的には、一度送信してしまうと、送信を取り消したり、相手が受信したメールを削除することはできません。
もし、添付するファイルを間違えた場合に、そのファイルが相手に渡ってしまいます。
提出用のファイルと間違えて社内向けのファイルを先方に渡ってしまった、という失敗談をよく聞きます。
金額交渉のための内部的な情報が相手に漏れてしまうと、交渉に支障をきたします。
相手に、間違えて送ったファイルを削除するようにお願いするわけですが、ほんとうに削除されるかどうかは、相手の良心しだいです。
交渉相手に内部的な情報が漏えいしてしまったりすると、致命的になミスになります。
宛先間違いの問題
宛先間違いのミスもよくあります。
別のお客様向けのファイルを送ってしまうケースです。
この場合は、自分の情報だけでなく、顧客の情報も漏らしてしまうことになるので、大きな問題になります。
ファイルサイズの問題
もうひとつの問題として、添付ファイルの最大サイズに制限を設けているケース。
大きなファイルを添付すると、メールサーバーではじかれ、エラーで相手にメールが届かない場合があります。
また、たとえ受信できたとしても、相手のメールボックスの容量をたくさん使ってしまいます。
Dropbox のファイル共有機能を使う
おすすめの方法は、Dropboxなどのファイル共有サービスを使います。
送りたいファイルのファイル共有を設定し、ファイルそのものではなく、そのリンクをメールで送ります。
そうすれば、メールを送ったあとでも間違いに気づけば、ファイル共有のリンクを無効化するだけで相手に間違ったファイルが渡ることはありません。
もちろん、相手がダウンロードしてしまえば、メールで送った場合と同じく、削除をお願いするしかないのですが。。
不思議なことに、間違いは、なぜかメールの送信ボタンを押した瞬間に気づくものです。
送った直後に共有を解除してしまえば、間違ったファイルが相手に渡ることはありません。
また、この方法なら、ファイルサイズの問題も解決できます。